Baza kandydatów w rekrutacji: jak ją prowadzić, aktualizować i mądrze wykorzystywać?

W świecie rekrutacji, gdzie czas to jedna z najcenniejszych walut, wiele firm wciąż popełnia ten sam błąd: każdą nową rekrutację zaczyna… zupełnie od nowa. Nowe ogłoszenie, nowe źródła kandydatów, nowy research. Tymczasem odpowiedni kandydat może już być w zasięgu ręki – w dobrze prowadzonej bazie kandydatów.

Dlaczego warto po nią sięgać?

Nie zaczynaj od zera: siła powrotu do kandydatów z bazy w skutecznej rekrutacji

Każda nowa rekrutacja to koszt – czasowy, finansowy i organizacyjny. A jednak wiele firm zamiast korzystać z kandydatów, których już znają, wraca do punktu wyjścia. Nowe ogłoszenie, nowa kampania, nowa selekcja.

Tymczasem w dobrze prowadzonej bazie kandydatów są osoby, które:

• kiedyś przeszły kilka etapów, ale nie zostały finalnie wybrane,
• aplikowały wcześniej, ale były wtedy niedostępne,
• dobrze wypadły, ale nie pasowały akurat do tamtego projektu,
• same prosiły o kontakt przy kolejnych ofertach.

I teraz pytanie: dlaczego z tego nie korzystać?

Reaktywacja kandydatów – oszczędność czasu i pieniędzy

Powrót do bazy to nie tylko mniej pracy – to szybsze decyzje, lepsze dopasowanie i krótszy time-to-hire. Zamiast tracić kilka tygodni na pozyskanie kandydatów od zera, można działać w ciągu kilku dni.

Korzyści?

• Często jest już zbudowana relacja, która nadal działa

• Kandydat jest już po pierwszym „screeningu” – znamy jego profil i motywacje

• Mamy feedback z poprzedniego procesu

• Możemy dostosować ofertę na podstawie wcześniejszego kontaktu

Warunek: baza musi działać

Trzeba tę bazę faktycznie mieć. I dobrze ją prowadzić.

Nie chodzi tylko o Excela z imieniem, nazwiskiem i stanowiskiem. Liczy się kontekst: kiedy kandydat był aktywny, w jakim procesie brał udział, jakie miał oczekiwania, co poszło dobrze, co nie zagrało.

To są dane, które pozwalają wrócić do kogoś po miesiącu czy nawet po roku – i znów mieć realną szansę na zatrudnienie. Bez zaczynania od zera.

Jak to zrobić dobrze? Kilka praktycznych wskazówek

1. Dobry system to podstawa

Zadbaj o porządny ATS lub CRM – taki, który pozwala dodawać notatki, tagi, historię kontaktu. Jeśli nie możesz sobie pozwolić na płatny system – użyj dobrze skonfigurowanego arkusza z filtrowaniem i aktualizacją danych.

2. Zapisuj więcej, niż myślisz że potrzebujesz

Dlaczego kandydat nie został wybrany? Czy wyraził chęć na kolejne oferty? Co go motywuje? Te informacje są warte więcej niż samo CV. Ułatwią komunikację i zwiększą szanse powodzenia przy kolejnej rekrutacji.

3. Daj znać, że pamiętasz

Kiedy wracasz do kandydata po czasie – powiedz to wprost. Przypomnij, że braliście już udział w procesie, pochwal to, co zapamiętałeś. To buduje zaufanie i pokazuje, że traktujesz ludzi serio.

Co z RODO?

To pytanie pada często – i słusznie. Dobrze prowadzona baza musi być zgodna z przepisami. Co to oznacza w praktyce?

• Masz obowiązek informacyjny – już przy pierwszym kontakcie informujesz, jak przetwarzasz dane.
• Kandydat musi wyrazić zgodę na ich dalsze przechowywanie – najlepiej mieć to w formie pisemnej lub elektronicznej.
• Musisz dać możliwość usunięcia danych na żądanie – i faktycznie to robić.

Nie trzeba się tego bać. Trzeba tylko działać transparentnie.

Jak robimy to w Master Care?

U nas każda rozmowa rekrutacyjna kończy się nie tylko podsumowaniem procesu, ale też pytaniem: „Czy możemy odezwać się w przyszłości, jeśli pojawi się coś ciekawego?” Jeśli kandydat wyraża zgodę – zostaje z nami w kontakcie. Zapisujemy nie tylko doświadczenie, ale też miękkie obserwacje: styl komunikacji, wartości, otwartość na zmiany.

Dzięki temu, kiedy klient dzwoni z nowym projektem, często już mamy w głowie konkretne osoby. Bo nie musimy zaczynać od zera.

I właśnie to sprawia, że rekrutacje idą sprawniej, kandydaci czują się zaopiekowani, a firmy dostają realne wsparcie – nie tylko „listę CV”.

Reaktywacja kandydatów to jedno z najprostszych, a jednocześnie najbardziej niedocenianych narzędzi w rekrutacji. Dobra baza to oszczędność czasu, pieniędzy i nerwów. To także lepsze relacje i bardziej trafione decyzje.

Jeśli chcesz rekrutować szybciej, mądrzej i bardziej świadomie – zacznij od tego, co już masz.

A jeśli potrzebujesz wsparcia – jesteśmy tu po to, żeby pomóc.